オンライン会議・研修を盛り上げる「チェックイン」のやり方とお題

いよいよ今年も新年度・新学期が始まりました。

新しいメンバーを迎えたチームやクラスも多いでしょう。

「新入部員オリエンテーション」「新入社員研修」…等、何かとミーティングの機会が多い時節です。

本来は、教室や会場で行うハズのミーティングが、コロナの影響もあり「今年はオンラインで！」

そんなチームも多いのではないでしょうか…

そこで今回は、オンライン会議を盛り上げてくれる「チェックイン」のやり方とお題について紹介します。

チェックインとは？

「チェックイン」とは、会議や研修の開始前に行う「ちょっとしたウォーミングアップ」のことです。

具体的には「あなたの好きなご飯のお供は？」等、特定のお題について、参加者全員が順番に発表するのが基本パターンです。

チェックインと言えば、本来、ホテルや飛行機等の利用前に行う手続きのことですが、これをミーティングの前にも行い、まずは気持ちの切替えを促します。

チェックインの目的

チェックインを行うことによって、参加者の緊張感をほぐし、気持ちのスイッチを切り替えてもらうのですが、

それに加えて、以下の目的があります。

目的１：参加メンバーの参画意識の向上

「案内が来たから参加する…」「いつもの会議だから参加する…」そんな消極的な雰囲気を打ち消し、「これまで温めていたアイデアを発表するぞ！」…等、積極的な参画する意識を高めるため。

目的２：安心して発言できる場づくり

上下関係等を脇に置き、新入メンバーからリーダーまで、フラットな立場で、誰でも自由に発言できる雰囲気を作り出すため。

以上がチェックインの主な目的ですが、

「佐藤君、頑張っているな！」

「渡辺さんは、何か悩みでもあるのかな？」等、

「メンバー相互の状況把握」を行うためにチェックインを活用することもあります。

オンラインミーティングにチェックインは必須

リモートワークやリモート授業等が導入され、必然的にミーティングもオンラインで行う機会が増えてきました。

私は、「オンラインミーティングこそチェックインが必須」と考えています。

その理由は、会議室等で行うリアルミーティングと比べ、

要するに、オンラインでは、日本人得意の「以心伝心」が使えず、「言葉」を使ってコミュニケーションを図る必要があるからです。

だからこそ、チェックインを行い「参画意識」を高め、「自由に発言できる場」をつくる必要があるでしょう。

オンラインで行う際の「基本ルール」

オンラインでチェックインを行う際には、特有のルールがいくつかあります。

ルール1:ファシリテーターがしっかり進行

リアル会議の場合、自然発生的にチェックインが行われ、場の雰囲気が作られることもあります。

しかしオンラインミーティングでは、そんなケースはありません。

会議の進行役（ファシリテーター）がしっかりと音頭を取って行うようにしましょう。

ルール2：発言開始時に「名前」・締めは「以上です」

オンラインでは「今、誰が発言しているのか」「その人の発言は、一旦終了したのか」等を把握するのに戸惑うケースがあります。

そのため、進行役以外の参加者には、発言開始時に「名前」を、発言終了時に「以上です」と言ってもらいましょう。

ルール３：リアクションは大げさに

オンライン会議は、カメラをオンにしていても、相手の表情やリアクションを確認しにくいことがあります（特に画面の小さいデバイスの場合）。

そのため普段より少し大げさな表情やリアクション（微笑ではなく大きな笑顔、拍手のジェスチャー等）を行うよう参加者に呼び掛けます。

会議システム搭載のリアクションアイコン表示機能（拍手・サムズアップ・ハート等）も積極的に使いましょう。

上記３つのルールは、オンライン会議全体に通じる共通ルールです。

それに加えてチェックイン時には…

ルール４：全員が発言する（重要）

発言したい人、進行役が指名した人が発言するのではなく、「順番に全員が発言する」のが絶対です。

進行役は全員に発言が回るよう注意して進めましょう。

オンラインで行う際の「やり方・手順」

基本的なチェックインのやり方・手順は、オンラインでもリアルでも同じです。

【手順１】チェックインの「開始」を告げる

進行役は、参加者に対して「これからチェックイン」を始める旨を伝えます。

初めてのメンバーがいる場合は、前述の「チェックインとは何か？」「オンラインで行う際の基本ルール」についてもアナウンスします。

【手順２】チェックインの「お題」を発表する

進行役は、今回みんなに話してもらう「お題」を発表する。

そのお題について話すのが難しい等の意見が出た場合、「お題」を変更するのもあり。進行役は、このような事態に備えて、「複数のお題」予めストックしておきましょう。

【手順３】チェックインの「順番」を決める

進行役は、話す順番を決めて参加者にアナウンスします。リアル会議の場合、「田中さんから時計回りで」等の指示ができますが、オンラインの場合、これらの方法が使えません（理由：デバイス毎に、画面の見え方が異なるケースがあるため）。

進行役が「順番の決め方」をアナウンスし、その都度指名するのがよいでしょう。

【手順４】「お題」について「全員」が話す

決定した「お題」に関するエピソードを、ひとり１分以内程度で順番に話してもらいます。

参加者がイメージしやすいよう、まずは進行役が手本として最初に発表するのが良いでしょう。

【手順５】チェックインの「終了」を宣言する

進行役は、参加者に感謝の意を表した後、チェックイン締めくくります。その後、「会議・研修」の本編を開始します。

チェックインのネタ「お題」

お題（ネタ）は、ミーティング本編と直接関係ないものでもOKです。

ただし、全員が参加できない「難しいもの」「マニアック過ぎるもの」等はNGです。

参加者が「お題」を決めるやり方もありますが、個人的にはオススメしません。

（参加者の多数決で決めた場合、「性的な話題」等、相応しくないものが選ばれるケースも）

参加者の構成等も配慮して進行役が事前に決めておくようにしましょう。

今回は、カテゴリー別にお題の具体例を紹介します。

パターン１：衣食住…等、日常生活にまつわるお題

パターン２：季節や時節のイベントにまつわるお題

パターン３：参加者の想い出や心情にまつわるお題

パターン４：参加者の故郷・地元にまつわるお題

故郷・地元ネタは、全国から参加者が集まる研修会等で行うと盛り上がります。

ただし地元ネタでも、既に全国的に有名な観光地やグルメを紹介する際は、ひと工夫して紹介してもらうよう参加者にお願いしましょう。

「お題」の事前告知について

この他にも、チェックインのネタ（お題）は、無数にあります。

チェックインのネタは、前述の通り「誰でも回答できるお題が基本」です。

しかし、あえて参加者が即答するのが難しいお題にチャレンジするのも、たまにはよいと思います。

そんな時は先にテーマ（お題）を発表しておきましょう。

チェックインは「何人まで出来るの？」

チェックインは、研修から会議まで、様々なミーティングで行うことができます。

しかし「全員発表が原則」ですから、時間を配慮すると15名程度での実施が限界です。

それ以上の大勢が参加する会議・研修では、無理して行う必要はありません。

ウォームアップが必要な時は、他の手法で行いましょう！

チェックインを習慣化するとチームが変わる

チェックインは、「普段の定例会議」等で継続して毎回行うのがオススメです。

習慣化することで、話しやすい雰囲気が芽生え、少しずつチームが活性化されるのが実感できます。

今回のまとめ

今回は、オンラインで行う「チェックイン」について紹介しました。

ズームやスカイプ等、オンライン会議ツールの使い方等について、もっと知りたい方は、こちらの記事も御覧ください

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